De declaratie-journey

In de basis is het heel simpel. Jij hebt kosten gemaakt om je werk uit te kunnen voeren, schiet dat voor en je werkgever betaalt je achteraf dat bedrag netjes terug. Dat zal wel soepel verlopen zo’n declaratie, of niet?....  Om de een of andere reden gaat het nooit zo simpel als hierboven gesteld.

In veel organisaties gaat deze voorgeschoten betaling door een stroperige administratieve molen. Uit onderzoek blijkt dat de administratiekosten van één enkele declaratie gemiddeld kunnen oplopen tot  €23,- en dat je vervolgens soms meer dan 7 weken op je geld moet wachten. Van het indienen van de declaratie tot het uitbetalen van de gemaakte kosten; door de verwerkingsprocedure en het aantal handmatige handelingen lopen de kosten soms ongemerkt snel op. Ergens in die verwerkingsprocedure moet ook blijken of je die kosten wel terecht declareert volgens het beleid van de organisatie. Kortom, het lijkt erop alsof die administratieve molen overbodig is, maar enkele stappen dienen toch zeker wel een nuttig doel.

Gelukkig zien we steeds meer initiatieven die goed hebben nagedacht over de declaratie-journey van de medewerker. De declaratie-journey van de medewerker is eigenlijk het declaratieproces vertaald in de stappen (jobs to be done) die de medewerker moet zetten om een declaratie in te dienen. Bij elke stap is nagedacht hoe de stap sneller, eenvoudiger en/of minder foutgevoelig kan verlopen. Bijvoorbeeld het fotograferen van de tankbon met je mobiele telefoon om dat direct digitaal in te sturen in een declaratiesysteem. Heel handig toch?

Waar het gros van deze declaratie oplossingen onvoldoende in voorziet is de declaratie-journey vanuit de werkgever. Veel declaratieoplossingen versnellen het declaratieproces van de medewerker, maar gaan voorbij aan de belangen en het proces aan de kant van de werkgever. Het belang van de werkgever is namelijk aanvullend op dat van de medewerker. Uiteraard is het fijn dat medewerkers minder moeite hoeven te doen om een declaratie in te dienen, dit scheelt natuurlijk tijd. En tijd is geld. Maar werkgevers willen ook aan hun kant van het proces zoveel mogelijk automatiseren, zodat de kans op foutieve of onterechte betalingen wordt geminimaliseerd. Voor de werkgever zijn twee dingen van belang als het gaat om het afhandelen van declaraties:
- Overzicht van alle kosten (en dus niet alleen die van de losse declaraties)
- Grip op naleving van het beleid (zijn alle kosten die worden gedeclareerd wel terecht)

Door een oplossing te gebruiken die breder kijkt dan het declaratieproces van de medewerker is de verwerking voor de werkgever veel overzichtelijker. Vanuit dit overzicht is het vervolgens  eenvoudiger om managers te laten beoordelen of kosten terecht zijn. Wat zou het mooi zijn als er een oplossing bestond die zowel de declaratie-journey van de medewerker als die van de werkgever ondersteunt…... oh wacht….

Schrijf direct in en ontvang onze nieuwsbrief!