Met de komst van OV- of mobiliteitskaarten, waaronder de NS-Business Card, is betalen naar daadwerkelijk gebruik eenvoudiger dan ooit. Alleen als je gebruik maakt van deze mobiliteitskaart worden de kosten daarvan achteraf in rekening gebracht. Zo voorkom je dat duurdere abonnementsvormen, zoals vrij reizen, niet volledig worden benut en zorg je bovendien dat alle medewerkers gebruik kunnen maken van dezelfde mobiliteitsdiensten.

De afgelopen jaren zien we een toenemende trend, dat bedrijven OV- of mobiliteitskaarten uitgeven aan alle medewerkers om hen te faciliteren in hun mobiliteitsbehoefte. Zij bieden hierdoor de mogelijkheid om met deze ene kaart de diensten van verschillende mobiliteitsleveranciers te gebruiken. Hiermee is het gebruik van mobiliteitsdiensten eenvoudig en slim georganiseerd en direct gedigitaliseerd, zowel voor de medewerker als voor de werkgever. Bedenk eens hoeveel tijd het scheelt dat je niet alle gemaakt kosten los hoeft te declareren.

Toch rijzen er ook een aantal vragen rondom deze vrije en flexibele manier van reizen. Want hoe zorg je er als organisatie voor dat de OV- of mobiliteitskaart altijd goed wordt gebruikt (in-/uitchecken en gebruik juiste klasse) en dat medewerkers ook ’s avonds of in het weekend hun OV- of mobiliteitskaart kunnen gebruiken zonder dat je de belastingdienst op je dak krijgt. En als een medewerker met een lease-auto ook een OV- of mobiliteitskaart ontvangt, hoe weet je dan dat de mobiliteitskaart en de auto niet tegelijkertijd gebruikt worden?

Hoe regel je dat nou goed?
De uitdaging ligt hier met name in het bieden van een eenvoudig en flexibel proces voor de medewerker enerzijds en grip en het belang overzicht te houden als werkgever om de kosten van mobiliteit te beheersen anderzijds.

Inmiddels helpen we veel werkgevers met deze uitdaging door middel van ons onafhankelijke mobiliteitsplatform. In dit online platform worden de afspraken uit het mobiliteitsbeleid van de werkgever aan de ene kant en het daadwerkelijke gebruik van de mobiliteitsvoorzieningen door medewerkers aan de andere kant met elkaar verbonden. Zo wordt er bijvoorbeeld het volgende inzichtelijk;

- Of de logica van de ketenreis klopt: is het in-/uitchecken goed gegaan?
- Of de medewerker volgens zijn mobiliteitsregeling in de 1e of 2e klasse mag reizen/heeft gereisd
-  Of een reis zakelijk of privé was.
- Of de leaseauto op hetzelfde moment is gebruikt als de mobiliteitskaart voor zakelijke reizen.

Een concreet voorbeeld is een werkgever die aan alle medewerkers een NS-Business Card heeft uitgegeven, dus ook aan de medewerkers met een leaseauto. Een van de afspraken in de mobiliteitsregeling is dat de NS-Business Card ook ’s avonds en in het weekend gebruikt kan worden. De medewerker geeft aan welke ritten een privé zijn. In dit geval worden de kosten via de salarisadministratie aan hem/haar in rekening gebracht. De reisbeweging zelf, wordt in dit geval niet inzichtelijk gemaakt aan de werkgever. Hiermee borgen we de privacy van de medewerker, betaalt de werkgever alleen de kosten die werk gerelateerd zijn en bieden we comfort aan de medewerker doordat hij/zij maar één kaart nodig heeft om met het OV te reizen. Daarbovenop is deze oplossing dus ook nog eens fiscus-proof. Slim reizen is dus erg toegankelijk geworden, ook voor de organisatie waar jij werkt.

Wil je hier meer over weten dan raad ik je aan om onze whitepaper ‘Slim Reiskosten Declareren’ te downloaden: https://www.yor24.com/nl/declareren-en-betalen/slim-reiskosten-declareren

Schrijf direct in en ontvang onze nieuwsbrief!